Organiseer je werk met een bullet journal (review cursus Plan S)

Vorig jaar volgde ik bij Stephanie van Plan S al de cursus Start je eigen bullet journal. Sindsdien gebruik ik mijn bullet journal om al mijn privézaken bij te houden. Gaande van weekmenu’s tot lijstjes met de boeken die ik las en nog wil lezen. Professioneel gebruikte ik nog geen bullet journal, maar daar kwam sinds kort verandering in. Want ik volgde bij Stephanie recent ook de cursus organiseer je werk met een bullet journal. En geef jullie heel graag mee wat ik daar dan zoal uit leerde.

Bullet journal = mijn externe geheugen

Ergens vorig jaar begon het mij te dagen dat mijn systeem om dingen bij te houden niet echt goed werkte. Ik hield to do’s bij op post-its, via notities in Evernote, op losse papiertjes en zowel in mijn digitale als fysieke agenda. Mijn hoofd zat propvol en ik vergat ofwel dingen of verloor mijn losse papiertjes. Dus toen Stephanie haar cursus Start je eigen bullet journal digitaal aanbood was ik er als de kippen bij om hem te volgen.

En daar leerde ik heel wat uit. Sindsdien gebruik ik mijn bullet journal al voor alle privédingen. Zo hou ik er bijvoorbeeld weekmenu’s in bij. Ideeën voor mijn blog, freebies en nieuwsbrieven. Maar ook de boeken die ik al las en nog wil lezen. De cursussen die ik al volgde en nog wil volgen. Lijstjes met geschenkideeën. En zelfs per week een uitgebreide to do en trackers (onder andere voor mijn morning work-outs, mediteren en wandelen).

Dat systeem werkt voor mij uitstekend! Alleen, professioneel gezien gebruikte ik het nog niet. En ja, ook daar begon het schoentje de laatste paar weken serieus te wringen. Maar ik slaagde er niet in om zelf het systeem dat ik privé gebruik ook profesionneel te gaan toepassen.

Organiseer je werk met een bullet journal: de cursus

Gelukkig lanceerde Stephanie dit voorjaar haar Organiseer je werk met een bullet journal cursus ook digitaal. En aangezien ik wel wat hulp kon gebruiken schreef ik mij er voor in.

De cursus zelf kan je volgen via een digitaal leerplatform. Hij is opgebouwd in 5 grote blokken, gaande van een inleiding tot een FAQ. Door middel van video’s gidst Stephanie je doorheen de cursus. Je krijgt ook opdrachten om uit te voeren, zodat het geheel behapbaar wordt. Je krijgt ook mee hoe Stephanie haar werk organiseerde toen ze nog in loondienst werkte. En hoe zij dan bijvoorbeeld notities van meetings en de daaruit volgende to do’s bijhield.

Wat ik leerde uit de cursus

Voor ik de cursus volgde hield ik mijn to do’s op verschillende plaatsen bij. In een schrift, aan de hand van rode vlaggen in mijn mailbox, gemarkeerd als to do in mijn schrift met notities van vergaderingen en dan nog een paar in mijn Outlookagenda. Het zal je niet verbazen als ik zeg dat het overzicht vaak zoek was. En het voor mij vaak ook niet meer duidelijk was welke to do nu wel of niet dringend was.

Sinds ik de cursus volgde heb ik mijn aantal schriften gereduceerd tot 2. Eén om notities van meetings in bij te houden. En één voor mijn to do’s en trackers. Mijn schrift voor vergaderingen heb ik onverdeeld in grote blokken, zodat de notities van terugkerende vergaderingen bij elkaar zitten. Outlook en mijn outlookagenda gebruik ik intussen niet meer om to do’s in bij te houden. Mijn outlookagenda gebruik ik wel nog om tijdsblokken te markeren, aan de hand van de Cortanamails. Zodat ik wel een poosje rustig kan doorwerken 😉 .

Hoe ziet mijn werkbujo er nu uit?

Het is nog wat zoeken naar de ideale set-up voor mij, maar volgende onderdelen staan er alvast in:

• Maandoverzicht waarin ik alle belangrijke werkafspraken noteer
• Maand to do’s
• Week to do’s
• Lijstjes
• Doelenoverzicht

Mijn maand to do’s haal ik uit het overzicht van projecten waar ik aan werk en geplande vergaderingen. Mijn week to do’s, die haal ik uit notities van vergaderingen, mailtjes en de to do lijst van de voorbije week. Door ze elke week te noteren, merk ik ook veel beter welke ik van week tot week meesleep. Wat er dan weer voor zorgt dat ik ze ofwel sneller ga aanpakken. Of me er vragen bij stel of ze echt wel nog nodig zijn.

Ik heb er ook al een aantal lijstjes in gemaakt. Onder meer eentje met de skills die ik nog wil leren/bijschaven. En eentje met interessante boeken en webinars die ik voor het werk wil lezen en volgen. Om ook een beter overzicht te krijgen op mijn doelen voor dit jaar, heb ik ook die toegevoegd. Net als een kwartaalplanning waarbij ik dan genoteerd heb op welke doelen en KPI’s ik dat kwartaal precies wil werken.

Wat ik in de toekomst nog wil toevoegen

Aangezien ik één van de eerste was om in te schrijven kreeg ik als bonus ook nog 30 minuten bullet journal coaching van Stephanie. En daar heb ik heel wat aan gehad. Niet alleen kon ik mijn vragen stellen (zoals hoe zij haar bujo optimaal combineert met haar SuccesPlanner), ik kreeg ook nog heel wat tips om mijn recurrent tasks beter te gaan opvolgen. En wat ik kan doen om niet de hele dag bezig te zijn met het noteren van binnenkomende to do’s in mijn bujo.

Omdat ik hier graag nog wat verder met wil experimenteren schakel ik voorlopig nog niet over op één van die Leuchturm notitieboekjes die hier liggen te wachten. Ik ga sowieso nog even wachten tot ik de ideale template heb gevonden voor mijn wekelijks/tweewekelijks/maandelijks terugkerende to do’s.

En anderzijds wil ik ook graag wat gaan experimenteren met een aantal trackers. Onder meer eentje waarbij ik mijn energieniveau ga bijhouden. Zodat ik hopelijk niet meer na de eerste dagen doodmoe ben. Verder wil ik ook graag starten met week reviews, een ideaal weekschema toevoegen en ook terug een poosje mijn tijd bijhouden via een time tracker.

Eenmaal ik voor al die dingen een goeie set-up heb gevonden, schakel ik over naar een Leuchturm schrift. Want die blijven hier toch wel een grote favoriet zijn.

Gebruik jij al een bullet journal voor het werk? Hoe organiseer jij je werk?